海外メンバーとの会議、時差があっても日程調整でまちがえないコツ

「日本時間の21時」のつもりが、相手は自分の国の21時に待っていた。時差のある日程調整でよくあるミスと、その防ぎ方です。

時差のある日程調整で起きがちなミス

• どこの時刻か書き忘れる：「21時から」とだけ書くと、読む人は自分の国の時刻だと思いがち。
• 日付がずれる：日本の朝は、アメリカではまだ前の日の午後や夕方。「火曜の朝」と言っても、相手にとっては月曜です。
• サマータイムの切り替わり：欧米は春と秋に時計が1時間ずれるので、いつもの時差のつもりで計算すると1時間ずれます。日本にはサマータイムがないので、特に気づきにくいところです。

コツ1：それぞれが自分の時刻で空きを入れる

いちばん確実なのは、時差の計算を人の頭でしないことです。あきどきの「特定の日付」モードでは、イベントを作るときに基準のタイムゾーンを決めておけば、参加者はイベント画面の「表示タイムゾーン」を自分の地域に切り替えて、自分の時刻で空き時間を塗れます。全員の回答は同じ時間軸にそろって集計されるので、時差による読みまちがいが起きません。

コツ2：重なる時間帯を広めに候補にする

時差が大きいと、双方の勤務時間が重なるのは一日に数時間だけです。候補の時間帯は、少しはみ出すくらい広めにとっておくと、「早朝なら出られる」「夜でも大丈夫」という人の回答も拾えます。目安は次のとおりです。

※ 欧米はサマータイムの有無で、時差が1時間変わります。正確な時刻は、あきどきの表示タイムゾーンを切り替えて確かめてください。

コツ3：決まったら、案内には両方の時刻を書く

日時が決まったら、案内には「11月12日（水）21:00 JST ／ 同日 12:00 GMT」のように、両方の時刻と日付を並べて書いておくと安心です。カレンダーの招待を送る場合も、本文に一行書き添えておくと、勘違いを防げます。

あきどきでの手順

1. トップページで「調査方法」を「特定の日付」にして、候補日を選ぶ
2. 開始と終了の時刻、基準にする「タイムゾーン」を選ぶ
3. イベントを作成し、URLを参加者に共有する
4. 参加者は「表示タイムゾーン」を自分の地域にしてから、空き時間を塗る