「○△×で答える」日程調整と「空き時間を塗る」日程調整、どちらを使う？

日程調整のやり方は、大きく分けて2通りあります。決めたいことに合わせて選ぶと、回答する側もずっと楽になります。

2つの方式

○△×で答える方式

幹事が「11/10 19時〜」「11/12 19時〜」のように候補を並べ、参加者がそれぞれに○・△・×で答えるやり方です。候補が少なく、開始時刻もほぼ決まっているときにわかりやすい方式です。

空き時間を塗る方式

幹事は「候補日」と「時間帯の幅」だけを決め、参加者はマス目の中で自分の空いている時間を塗るやり方です。全員の回答を重ねると、来られる人が多い時間ほど色が濃くなります。あきどきはこちらの方式です。

比べてみると

○△×が向いている場面

• 開始時刻がもう決まっている（例：19時スタートの飲み会で、日付だけ決めたい）
• 候補が3〜5個くらいにしぼれている
• 「△：遅れるかも」のような補足を、文章でもらいたい

空き時間を塗る方式が向いている場面

• 何時から始めるかも、まだ決まっていない
• 1〜2時間の打ち合わせを、広い時間帯の中から探したい
• 人数が多く、全員がそろう時間を探すのが大変
• 毎週の練習日や定例の曜日と時間を決めたい（→「毎週の曜日と時間を決める方法」）
• 海外メンバーがいて、それぞれの時刻で答えてほしい（→「時差のある日程調整のコツ」）

迷ったら

「日付だけ決めればいい」なら○△×、「時間まで決めたい」なら塗る方式、と覚えておくと選びやすくなります。塗る方式でも、時間帯を「19時〜20時」のように狭くしておけば、実質的に日付だけを聞く使い方もできます。